En esta ponencia presentamos el trabajo realizado hasta el momento por Hagámoslo fácil, el Grupo de Trabajo para la Simplificación Administrativa de la Universidad de Málaga, integrado por Personal Docente e Investigador (PDI) y Personal Técnico, de Gestión, Administración y Servicios (PTGAS).

El propósito del grupo de trabajo es identificar los trámites administrativos internos o tramitados por la universidad que se perciben como más complejos, gravosos, inútiles o que requieren un elevado consumo de tiempo por parte del PDI; y proponer fórmulas para simplificarlos. La idea es lograr tal simplificación sin menoscabo de garantías para el PTGAS involucrado en los trámites referidos y mejorando la fluidez de la gestión burocrática en su conjunto. Además, se trata de elaborar propuestas de reforma contando con la participación de todos los actores implicados.

El proyecto responde a la idea de la universidad como laboratorio de excelencia en materia de organización del trabajo, gobernanza democrática, cuidado de la salud, solidaridad y sostenibilidad. La aspiración es contribuir a una universidad que, investigando sobre su propia mejora, se convierta en referente para otras administraciones públicas, empresas y organizaciones.

Metodológicamente, el proyecto combina técnicas cualitativas, cuantitativas y de intervención orientadas a la producción de evidencia y a la co-creación de soluciones. En una primera fase, se organizaron tres grupos de discusión segmentados por perfiles de relación con la burocracia, en los que se identificaron los trámites más gravosos y las experiencias asociadas. Sobre esta base, se diseñó una encuesta dirigida a todo el PDI, orientada a validar, jerarquizar y contextualizar las disfunciones detectadas. La encuesta fue respondida por más de un tercio del profesorado (n=838), que también ha transmitido incidencias y propuestas a través de un formulario habilitado permanentemente en la web de la universidad.

La ponencia examina la evidencia arrojada por la encuesta con dos objetivos. El primero, establecer la magnitud y las consecuencias de la carga administrativa del PDI y valorar si justifican una intervención y la asignación de recursos para reducirla. Para ello se dimensiona cuánto tiempo dedica el PDI de la UMA a labores administrativas, cómo ha evolucionado esta dedicación, la manera en que se distribuye y la medida en que interfiere con las funciones principales del profesorado. A este respecto, la evidencia fundamental es de tipo cuantitativo y proviene de la encuesta al PDI. Además, evidencia cualitativa proveniente de los grupos de discusión permite precisar qué procesos se encuentran detrás de esta percepción de intensificación. El segundo objetivo es establecer cuáles son los principales problemas y demandas del PDI con relación a la burocracia, para establecer un repertorio de prioridades de simplificación. A este efecto, se integran los resultados de la encuesta con la evidencia procedente de los grupos de discusión, las respuestas abiertas y los reportes de incidencias, identificando los procedimientos y operaciones en los que convergen dificultades de tramitación, carencias de apoyo y posibilidades de mejora.

En una fase siguiente del trabajo del grupo Hagámoslo Fácil, se estudiarán maneras de proceder a la simplificación de los procedimientos y ámbitos delimitados como prioritarios, las cuales resulten viables desde la perspectiva jurídica, organizativa y digital, apoyándose en la experiencia comparada. La siguiente fase consistirá en trabajar con el PTGAS que gestiona directamente los trámites más críticos para idear soluciones mediante metodologías ágiles (como SCAMPER), con apoyo experto en derecho administrativo, procesos y usabilidad. Una vez se implementen las mejoras, se contempla su evaluación ex post.